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会展活动产业数据化运营:办活动选场地必读攻略

网站编辑: │ 发表时间:2019-12-19 09:18:26 

 

01 对场地星级是否有要求

这取决于你这场活动想要达到的目的,是公司内部的,还是面向客户的,是否需要做一下面子工程、形象工程,看你的需求。五星级豪华酒店肯定环境好、服务优,当然这一切也同样会体现在价格中。

 

02 对场地位置、交通是否有要求

这取决于你来参会的嘉宾,如果是公司内部同事参与,那就选择离公司近的酒店;如果是外宾多的,就选择使馆区附近的酒店;如果是全国各地赶来参会的客户,可以选择离机场或火车站近的酒店。还要看来宾的出行方式,如果地铁多就优选离地铁近的。

 

03 对会场的要求(挑高、面积、装修风格、新旧程度等)

这取决于你的活动类型,挑高矮的3米及以下的只适合普通的会议,挑高矮确实看起来不够大气。如果是个启动仪式、发布会之类的,建议选择挑高6米左右的厅,现场才可以出效果。如果是商务会议,就不要找那种90年代装修风格,老接婚礼宴会的厅。一般装修不超过5年的厅都比较显新,审美也符合现代大众审美。

 

04 确定好活动日期,和酒店签了合同,就不要更改

更改活动时间,会给酒店出租场地带来麻烦,造成空置率,而一般酒店都会收取违约金作为代价让违约方买单。即便赶上管理没那么严格的酒店,帮你往后延期,恐怕近期的好日期也都预定出去了,所以在和酒店签合同的时候,一定确定好时间,特别是和这场活动邀请的重要嘉宾确定好。

 

05 确定好活动日期、活动场所,要向公安机关进行报批

为了确保活动的顺利进行,在活动开始前需向场地所在的公安机关进行活动报批。一般情况下,人数超过50人以上的活动均需报批,人数较多的活动还需配备安保设施跟安保人员。有些人可能会认为不进行报批也没有什么影响,办一场活动最重要的就是安安全全、顺顺利利的完成,所以千万不要存在侥幸心理,或者嫌麻烦不进行报批,不然活动当天被叫停可就不划算了。

 

06 需邀约媒体的活动需提前向公安机关报备

大多数主办方办一场活动,最终目的是想要更多的人看到公司成果,有些活动就需要邀请媒体到场,那么需要有媒体到场的活动,不分邀请媒体的多寡,一律需要向公安机关进行报批。

 

07 《消电检报告》核查出具

LED屏、灯光、音响是一场活动的必需品,设备的正常运作需要大量的电力支持。一般情况下,进场搭建前都会对设备及用电量进行全面检测,消除火灾安全隐患,以保证活动安全、顺利的进行。很多酒店都要求活动主办方在活动搭建完毕后,可以出具有消防局盖章认可的《消电检报告》,请相关部门的专业人员,到场进行线路搭建情况,确保无问题后,现场填写《消电检报告》并盖章。《消电检报告》的核查出具会因所选的机构不同而会产生几千元不等的核查费用。

 

08 与酒店确定搭建时间

活动搭建时间需与酒店具体协调,一般情况下,活动前一天会场如果没有活动,晚7点后便可进场搭建,如果有活动,要等前一场活动结束,撤场完毕后再进场搭建。具体搭建时间需要与酒店确认好,再告知搭建方,充分沟通协调好,才可保障搭建的顺利进行。

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